ASPECTOS A TENER EN CUENTA
1. QUÉ ES UN PRESUPUESTO
Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en
determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto
se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.
1.
La
principal función de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de la organización.
2.
El
control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está haciendo,
comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los
logros o remediar las diferencias.
3.
Los presupuestos
pueden desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la
organización.
1.
Presupuestos:
Son útiles en la mayoría de las organizaciones como: Utilitaristas (compañías de negocios), no-utilitaristas (agencias gubernamentales),
grandes (multinacionales, conglomerados) y pequeñas empresas
1.
Los
presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización.
2.
Por medio
de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables.
3.
Sirven
como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se
busca.
4.
Facilitan
que los miembros de la organización
5.
Cuantifican
en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción.
6.
Las
partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como
norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas.
7.
Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en
las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que puedan
asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria
8.
Los
presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente
entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba
a través de niveles sucesivos para su ulterior análisis.
9.
Las
lagunas, duplicaciones o sobreposiciones pueden ser detectadas y tratadas al
momento en que los gerentes observan su comportamiento en relación con el desenvolvimiento del presupuesto.
1.
Planear
integral y sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe
desarrollar en un periodo determinado.
2.
Controlar
y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades
en las diferentes dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las
metas previstas.
3.
Coordinar
los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en forma
integral.
7.
Lograr
los resultados de las operaciones periódicas.
Los presupuestos se pueden
clasificar desde diversos puntos de vista a saber: 1)Según la flexibilidad,
2)Según el periodo de tiempo que cubren, 3)Según el campo de aplicabilidad de
la empresa, 4)Según el sector en el cual se utilicen.
6.1.1 Rígidos, estáticos,
fijos o asignados
Son aquellos que se
elaboran para un único nivel de actividad y no permiten realizar ajustes
necesarios por la variación que ocurre en la realidad. Dejan de lado el entorno
de la empresa (económico, político, cultural etc.). Este tipo de presupuestos
se utilizaban anteriormente en el sector público.
6.1.2 FLEXIBLES O VARIABLES
Son los que se elaboran
para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las circunstancias
cambiantes del entorno. Son de gran aceptación en el campo de la
presupuestación moderna. Son dinámicos adaptativos, pero complicados y
costosos.
6.2.1 A corto plazo
Son los que se realizan
para cubrir la planeación de la organización en el ciclo de operaciones de un
año. Este sistema se adapta a los países con economías inflacionarias.
6.2.2 A largo plazo
Este tipo de presupuestos
corresponden a los planes de desarrollo que, generalmente, adoptan los estados y grandes
empresas.
6.3.1 De operación o
económicos
Tienen en cuenta la
planeación detallada de las actividades que se desarrollarán en el periodo
siguiente al cual se elaboran y, su contenido se resume en un Estado de Ganancias y Pérdidas. Entre estos presupuestos se
pueden destacar:
·
·
Presupuestos
de Producción: Comúnmente se expresan en
unidades físicas. La información necesaria para preparar este presupuesto incluye
tipos y capacidades de máquinas, cantidades económicas a producir y disponibilidad de
los materiales.
·
·
Presupuesto
de Compras
Es el presupuesto que prevé
las compras de materias primas y/o mercancías que se harán
durante determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos.
·
Presupuesto
de Costo-Producción: Algunas veces esta
información se incluye en el presupuesto de producción. Al comparar el costo de producción con el precio de venta, muestra si los márgenes de utilidad son adecuados.
·
·
Presupuesto
de flujo de efectivo: Es
esencial en cualquier compañía. Debe ser preparado luego de que todas los demás
presupuestos hayan sido completados. El presupuesto de flujo muestra los recibos
anticipados y los gastos, la cantidad de capital de trabajo.
·
·
Presupuesto
Maestro: Este presupuesto incluye
las principales actividades de la empresa. Conjunta y coordina todas las
actividades de los otros presupuestos y puede ser concebido como el
"presupuesto de presupuestos".
6.3.2 FINANCIEROS
En estos presupuestos se
incluyen los rubros y/o partidas que inciden en el balance. Hay dos tipos: 1)
el de Caja o Tesorería y 2) el de Capital o erogaciones capitalizables.
·
Presupuesto
de Tesorería
Tiene en cuenta las
estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fáciles de realizar. Se puede llamar
también presupuesto de caja o de flujo de fondos porque se utiliza para prever
los recursos monetarios que la organización necesita para
desarrollar sus operaciones. Se formula por cortos periodos mensual o
trimestralmente.
·
Presupuesto
de erogaciones capitalizables
Es el que controla,
básicamente todas las inversiones en activos fijos. Permite evaluar las diferentes alternativas de inversión y el monto de recursos financieros que se requieren
para llevarlas a cabo.
6.4.1 Presupuestos del
Sector Público
Son los que involucran los
planes, políticas, programas, proyectos, estrategias y objetivos del Estado. Son el medio más
efectivo de control del gasto público y en ellos se contempla las diferentes
alternativas de asignación de recursos para gastos e inversiones.
6.4.2 Presupuestos del
Sector Privado
Son los usados por las
empresas particulares,. Se conocen también como presupuestos empresariales.
Buscan planificar todas las actividades de una empresa.
Se destacan: 1) Previsión.
2) Costeabilidad, 3) Flexibilidad, 4)Unidad, 5)Confianza, 6)Participación,
7)Oportunidad y, 8) Contabilidad por áreas de responsabilidad.
Son: 1) Orden y 2)
Comunicación.
La gerencia debe organizar sus recursos financieros, si quiere
desarrollar sus actividades, establecer bases de operación sólidas y contar con
los elementos de apoyo que le permitan medir el grado de esfuerzo que cada
unidad tiene para el logro de las metas fijadas por la alta dirección y a la vez precisar los recursos que deben asignarse
a las distintas dependencias que directa o indirectamente ayudan al plan de
operaciones.
La presupuestación puede
fracasar por diversas razones:
·
Cuando
sólo se estudian las cifras convencionales y los cuadros demostrativos del
momento sin tener en cuenta los antecedentes y las causas de los resultados.
·
Cuando no
está definida claramente la responsabilidad administrativa de cada área de la
organización y sus responsables no comprenden su papel en el logro de las
metas.
·
Cuando no
existe adecuada coordinación entre diversos niveles jerárquicos de la
organización.
·
Cuando no
hay buen nivel de comunicación y por lo tanto, se presentan resquemores que
perturban e impiden el aporte de los colaboradores para el logro de las metas
presupuestadas.
·
Cuando no
existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad.
·
Cuando se
tiene la "ilusión del control" es decir, que los directivos se confían
de las formulaciones hechas en el presupuesto y se olvidan de actuar en pro de
los resultados.
·
Cuando no
se tienen controles efectivos respecto de la presupuestación.
·
Cuando no
se siguen las políticas de la organización.
Es la agenda en la cual se
definen a través del tiempo la ejecución y el control (evaluación) del presupuesto. Depende del tipo de organización y
puede ser diario, semanal, quincenal, mensual, trimestral, semestral o anual.
Toda organización al
formular sus planes, deberá delimitar específicamente las atribuciones y
responsabilidades, para que cada persona sepa cómo debe actuar sin temor a extralimitarse ni
lesionar los derechos de las demás personas. Un plan orgánico y objetivo
muestra a la gerencia quienes deben rendir cuentas de cada fase sobre la marcha
DOCUMENTOS LEGALES
DEL PRESUPUESTO
¿Qué es el certificado de disponibilidad
presupuestal?
Es el
documento mediante el cual se garantiza el principio de legalidad, es decir, la
existencia del rubro y la apropiación presupuestal suficiente para atender un
gasto determinado.
¿Qué es el registro presupuestal?
El
registro presupuestal es la operación mediante la cual se perfecciona el
compromiso, garantizando que los recursos comprometidos no sean desviados a
ningún otro fin.
¿Cómo
puede modificarse el presupuesto?
El
presupuesto puede modificarse a través de adiciones, reducciones y traslados.
¿Qué
es la adición presupuestal?
Es el
incremento a la apropiación inicial con el fin de complementarla, para ampliar
el servicio, cumplir con la meta física o cubrir un nuevo gasto o servicio, con
base en recursos adicionales debidamente sustentados.
¿Quién autoriza las adiciones presupuestales?
El
representante legal.
¿Cuándo se presentan los casos de adición
presupuestal?
Cuando
la Nación, el Departamento, el Municipio y/o las Entidades Públicas o Privadas
asignan recursos adicionales a los inicialmente aprobados.
Cuando
se supera el monto estimado de los ingresos que se han presupuestado
inicialmente o se obtienen nuevas rentas debidamente soportadas
Cuando
se aprueban empréstitos.
¿Qué requisitos se deben cumplir para
realizar una adición presupuestal?
Las
adiciones requieren certificado de disponibilidad de los recursos expedido por
el Jefe de Presupuesto donde se indique la fuente de financiación, el cual deberá
estar soportado en el instrumento que de lugar al ingreso, debidamente
perfeccionado. (Estatuto Presupuestal, Art. 45).
¿Qué es la reducción presupuestal?
Es la
disminución de la apropiación inicial, aprobada por el órgano Superior
No
prestación de un servicio o no ejecución de un gasto
.Insuficiencia
en el recaudo de los ingresos
.Aplicación
de políticas de austeridad en el gasto
Disminución
de los aportes asignados.
Traslado
Presupuestal
¿Qué es
el traslado presupuestal?
Es la
operación simultánea de reducir un rubro presupuestal (contracredito) y la
adición de otro (crédito) ya previsto.
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